U bevindt zich hier: Alioth >> Specials >> RSPO Groepscertificering

Wat is een RSPO groepscertificaat?

Een RSPO groepscertificaat is een RSPO handelsketen certificaat dat wordt beheerd door een Groepsmanager. Bij dit certificaat kunnen zich meerdere onafhankelijke kleine of middelgrote bedrijven/entiteiten aansluiten. De aangesloten bedrijven gaan onder toezicht van de groepsmanager actief deelnemen aan de RSPO handelsketen. De Groepsmanager heeft tot taak om alle deelnemers aan de groepscertificering te begeleiden en te controleren. Controle van de groepsleden vindt plaats door de groepsleden te auditeren. Groepsleden worden vóór toetreding en daaropvolgend jaarlijks geauditeerd.

Jaarlijks wordt de Groepsmanager en een selectie van deelnemers aan de groepscertificering door een hiervoor geaccrediteerde certificerende instelling (Control Union Certifications) gecontroleerd. Bij deze controle wordt aan de hand van de RSPO standaarden geverifieerd of nog wordt voldaan aan alle criteria. Alle groepsdeelnemers worden gedurende de looptijd van de certificering minimaal één keer door de certificerende instantie geauditeerd. Op de certificerende instantie wordt namens RSPO toezicht gehouden door Accreditation Services International (ASI).

Waarom RSPO groepscertificering?

De RSPO groepscertificering maakt het voor kleine en middelgrote bedrijven mogelijk om tegen lage kosten RSPO gecertificeerd te worden. De kosten die aan certificering verbonden zijn, worden gedeeld met de overige groepsleden. Bovendien is het voor een deelnemer niet nodig om lid te worden van de RSPO.  Vergeleken met een eigen (individuele) bedrijfscertificering zijn de kosten significant lager.

Het is voor kleine of middelgrote bedrijven niet alleen financieel voordeliger om aan te sluiten bij een groepscertificaat. Groepscertificering heeft als groot voordeel dat alle advieswerkzaamheden en het aanmaken en up-to-date houden van het vereiste handboek ook is inbegrepen in de prijs voor deelname. Hierdoor word de groepsleden veel werk uit handen genomen en wordt veel tijd bespaard.

Welke bedrijven kunnen deelnemen?

Deelname aan het groepscertificaat is mogelijk voor organisaties die:

-  kunnen worden aangemerkt als een legale geregistreerde onafhankelijke juridische entiteit die actief is binnen de palmolie handelsketen;

-  maximaal 500 metrische tonnen aan palmolie producten gebruiken per jaar (ook hoeveelheden die     worden gebruikt in niet RSPO producten!).

Groepscertificering wordt niet beperkt door landsgrenzen. Bedrijven die gevestigd zijn buiten Nederland kunnen aan de groepscertificering van Alioth deelnemen voorzover in de Nederlandse, Duitse of Engelse taal kan worden gecommuniceerd. Indien communicatie in één van deze talen niet mogelijk is, is deelname uitsluitend toegestaan indien er een consultant beschikbaar is die de lokale taal beheerst.

Ook is het van belang om te weten dat deelname aan een groepscertificering ook mogelijk is voor bedrijven met meer dan 100 medewerkers (FTE). Onlangs is door de RSPO T&T SC besloten om de in de RSPO Supply Chain Certification Standard genoemde maximum aantal deelnemers van een groepslid te laten vervallen!

Ga naar: CONTACTFORMULIER

Hoe kan uw bedrijf RSPO groepslid worden?

Stap 1: Onderzoek of RSPO groepscertificering mogelijk/zinvol is

Het is verstandig om voordat u uw bedrijf gaat aanmelden voor deelname aan de RSPO groepscertificering van Alioth vast te stellen of uw bedrijf voldoet aan alle randvoorwaarden.

Verifieer daarnaast in ieder geval altijd ook of RSPO certificering voor uw bedrijf (al) zinvol is. Controleer:

-  of uw toeleveranciers ook RSPO gecertificeerd zijn of beschikken over een RSPO traders/distributors license. U kunt dit via de website van RSPO controleren (www.rspo.org/certification/supply-chain-certificate-holders);

-  voor welke RSPO Supply chain modellen certificering mogelijk is. Het kiezen van het handelsketen model (IP, SG of MB) is mede afhankelijk van uw inkoopkanalen. Het is verstandig om bij uw toeleverancier na te vragen onder welk handelsketen model de door u af te nemen palmolie producten worden geleverd.

Stap 2: aanmelden en contractvorming

Bedrijven die willen deelnemen aan de RSPO groepscertificering van Alioth, kunnen hiervoor per telefoon, per e-mail of door middel van ons contactformulier op onze website contact opnemen met Alioth. Na aanmelding ontvangt u van ons het groepscertificeringsreglement. In het groepscertificeringsreglement zijn alle spelregels/voorwaarden opgenomen die van toepassing zijn op onze RSPO groepscertificering.

Om toe te kunnen treden als deelnemer moet het reglement zonder enig voorbehoud worden geaccepteerd. Bij acceptatie ondertekent een tekeningsbevoegd persoon het reglement. Vervolgens stuurt u het ondertekende regelement, samen met een opgaaf van het jaarlijks verbruik aan palmolieproducten, een opgave van de Supply Chain modellen waarvoor uw wilt gaan certificeren en een uittreksel van het handelsregister (KVK (NL)/KBO (België)) op naar Alioth.

Ga naar: CONTACTFORMULIER

Stap 3: training en documenteren RSPO processen

Na ontvangst van de getekende reglement, wordt in overleg met de aspirant deelnemer een datum vastgesteld waarop de groepsmanager een bezoek brengt aan het bedrijf. Bij dit bedrijfsbezoek verzorgt Alioth een RSPO basistraining voor de medewerkers die (kritische) taken gaan uitvoeren binnen de RSPO handelsketen.

Aansluitend aan de training, wordt de definitieve certificatiescope vastgesteld en worden relevante werkafspraken gemaakt die in het RSPO bedrijfshandboek worden opgenomen. Het handboek wordt op basis van de verkregen informatie door de Groepsmanager samengesteld. De aspirant deelnemer ontvangt van de Groepsmanager het handboek waarna deze de hierin opgenomen richtlijnen implementeert binnen het bedrijf.

Stap 4: toetredingsaudit / initiële audit

Na implementatie van de gedocumenteerde richtlijnen, plant de groepsmanager een dag voor het uitvoeren van de initiële audit in. Bij deze audit wordt geverifieerd of de aspirant deelnemer aan alle certificatievoorwaarden voldoet.

De initiële audit is in de meeste gevallen een desk audit. Het inplannen van een bedrijfsbezoek is bij een initiële audit veelal niet nodig. Er kan vaak worden volstaan met het voorafgaand aan de audit aanleveren van opgevraagde documenten en registraties (zoals de volume administratie en eventuele voorbeeld documenten) en het tijdens de audit opvragen van aanvullende informatie.

Het telefonisch (of via Skype of Webex) interviewen van medewerkers die kritische taken uitvoeren binnen de RSPO handelsketen, maakt onderdeel uit van de deskaudit.

Stap 5: toetreding als deelnemer

Nadat de initiële audit is afgerond en voor eventuele tekortkomingen corrigerende maatregelen zijn genomen, treedt het bedrijf toe als deelnemer aan de groepscertificering.

Van de Groepsmanager ontvangt het bedrijf een certificatiecode met een subcode die het bedrijf moet gebruiken om zich te identificeren als RSPO gecertificeerd leverancier. Het bedrijf wordt aangemeld bij de certificerende instantie en bijgeschreven als RSPO gecertificeerd bedrijf op het groepscertificaat.

Vanaf de datum van toetreding kan het bedrijf producten met een RSPO certificatieclaim gaan leveren.

Hoe gaat het verder als u bent toegetreden als groeplid?

Deelnemers treden in principe toe voor een periode van 5 jaar. Gedurende deze periode moet het bedrijf voldoen aan alle gestelde voorwaarden. De Groepsmanager houdt toezicht op het naleven van voorwaarden/eisen. Dit betekent dat de Groepsmanager in ieder geval jaarlijks alle deelnemende bedrijven moet auditeren om vast te kunnen stellen dat er niet wordt afgeweken van alle relevante eisen.

Naast de controle door de Groepsmanager, houdt de certificatie instelling ook toezicht op het groepscertificaat. De Groepsmanager wordt jaarlijks geauditeerd en op basis van een steekproef worden een aantal deelnemers geselecteerd die eveneens worden geauditeerd. Om deelnemer te kunnen zijn (en blijven) moet te allen tijde aan alle certificatie eisen worden voldaan en moeten verzoeken tot het nemen van corrigerende maatregelen worden opgevolgd binnen de daarvoor vastgestelde termijnen.

Ga naar: CONTACTFORMULIER